各学院：
为加强毕业生档案管理，提高档案转递效率，确保毕业生就业工作顺利进行，现将2024届毕业生档案整理要求通知如下：
一、档案整理和预装
（一）时间与地点：2024届毕业生档案，由各学院集中统一进行整理装袋。各学院根据实际，自行安排时间。
（二）档案装袋具体要求：
1.各学院根据档案袋上材料目录装袋后，须进行仔细的检查、核对，如有缺失、错装、漏装等情况要及时更正。相关情况据实在目录相应项后打勾或注明。如有添加材料请在档案袋目录后添注相关项；
2.相关人员须使用楷体字正确、全面填写档案袋学生信息，具体包括姓名、学号、学院、专业，并进行检查，杜绝漏填或错填；
3.各学院须对整理好的档案进行认真的检查、核对，确保准确无误。
二、档案审查
各学院应安排专项工作组负责毕业生档案整理与移交工作，对毕业生档案进行统一的核对、检查，并及时更正缺失、错装、漏装等情况。请各学院高度重视毕业生档案审核工作，坚持“谁审核、谁签字、谁负责”的原则，严格落实档案审核责任制。各学院需要提交以下材料：
1.《**学院毕业生档案自查报告》。自查报告内容包括装档工作情况和审核情况。
2.《毕业生档案用印申请表》（附件1）。请各学院在申请表中做出审核情况说明，主要说明是否进行了档案自查工作，学院是否严格落实档案审核责任制，学院党委书记、副书记及相关辅导员须在申请表中签字确认。
请各学院在移交学生档案前按照要求当场提交《自查报告》和《用印申请表》纸质档，电子档发送至邮箱，即hbnu_xgzz@126.com，联系人：张老师。
三、档案移交
（一）时间与地点
1.时间与地点：7月下旬，具体时间及地点另行通知。
（二）工作要求
1.档案移交须由辅导员老师负责履行交接手续，不得由学生代办；
2.学生档案移交前应按学号排序，并与档案清单所列顺序保持一致；
3.若有档案材料不全、遗失、个人自提等特殊情况，学院务必在交接清单备注栏注明并列出原因；
4.所有毕业生档案须随附档案清单（见附件2《2024届毕业生档案交接单》）一式三份，档案整理的负责老师须在检查核对后签字确认，并加盖学院公章（档案交接栏学院签字、盖章处）。
5.已被研究生招录单位录取的毕业生档案分为本校及外校录取两类，附上调档函复印件。被外校录取的学生请填写《已被外校研究生招录单位录取的毕业生档案邮寄信息》（附件3），被本校录取的学生请填写《已被本校录取为研究生的毕业生信息统计表》（附件4）。
《已被外校研究生招录单位录取的毕业生档案邮寄信息》及《已被本校录取为研究生的毕业生信息统计表》电子档请在7月19日上午11：30前报送学工处（邮箱：hbnu_xgzz@126.com）。
6.在移交档案前，请提前分别将“已被外校研究生招录单位录取的毕业生档案”与“已被本校录取为研究生的毕业生档案”抽离出来，并按照提交给学工处统计表中的学生顺序整理好，请各学院将调档函贴在档案袋的正面，请各学院注意各招生单位的邮寄特殊要求，例如某高校要求信封右上角注明“硕士人事档案”等。
附件一：
毕业生档案用印申请表.doc
附件三：
已被外校研究生招录单位录取的毕业生档案邮寄信息.xls
学生工作部（处）
2024年7月15日
